Eine Bürooptimierung ist sinnvoll, wenn Arbeitsabläufe unübersichtlich geworden sind, Flächen nicht effizient genutzt werden oder sich Anforderungen im Unternehmen verändert haben. Auch bei Wachstum, Umstrukturierungen oder neuen Arbeitsmodellen ist eine Optimierung hilfreich.
Die Bürooptimierung setzt auf bestehenden Strukturen auf und verbessert diese gezielt. Im Gegensatz zur Neueinrichtung werden funktionierende Elemente beibehalten und nur dort angepasst, wo es sinnvoll ist.